ساخت ست اداری در نت برای ادارات
ست اوراق اداری چیست؟
به مجموعه ای از اوراق یا کاغذهایی که
در امور اداری و پرسنلی یک کمپانی یا سازمان جهت فعالیت های رسمی یا غیر رسمی،
استفاده می گردد، اوراق اداری می گویند. از آنجا که به دلیل زیبایی شناختی و
هماهنگی هر بیشتر آن سازمان یا برند، بهتراست این اوراق به یکدیگر شبیه و متناسب با
هم طراحی و چاپ گردند، بهمین دلیل به آنها اصطلاحا "ست اوراق" گفته می شود. ست
اوراق اداری معمولا شامل :
• سربرگ یا letter head (جهت
مکاتبه و نگارش نامه های اداری و رسمی)
• کارت ویزیت یا
business card (جهت معرفی شغل و ارائه راه های تماس با کمپانی یا
سازمان)
• پاکت نامه یا envelope (جهت ارسال مکاتبات یا رد و
بدل کردن قراردادها و ...)
• یادداشت ها یا note (جهت یادداشت
های غیر رسمی که معمولا از پرت کاغذ در چاپ اوراق بدست می آید)
البته موارد
دیگری نیز مانند فلش کارت ها، کارت های اعتباری، کارت های پرسنلی، فاکتور، فولدر یا
پوشه و ... وجود دارد که در مجموعه اوراق اداری آورده می شوند، اما به دلیل عمومی
نبودن آنها زیاد به آن ها پرداخته نمیگردد. موارد یادشده ممکن است به نیاز تعداد
معدودی از متقاضیان تهیه و چاپ گردد و شاید باید گفت در طراحی ست
اداری بسته ست اوراق اداری، به نیاز مشتری بستگی دارد، اما
معمولا مجموعه ست اوراق اداری شامل 4 موردی است که در بالا به آن اشاره گردید.
نکات مهم در طراحی سربرگ ها
• از
نکات مهم در طراحی سربرگ ها این است که سربرگ بهتر است توسط المانهایی که به سلیقه
طراح انتخاب می شود (فرم، خط، نوشتار، رنگ و ...) حداقل از دو طرف بسته گردد. مهم
نیست که این بسته شدن از کدام ضلعهای سربرگ باشد. اما بهتر است برای زیبایی هرچه
بیشتر و فاصله گرفتن آن از اوراق یادداشت، حداقل از دو سمت بسته
شود.
• فونت های استفاده شده در طراحی سربرگ معمولا بین 10 تا
14 پوینت انتخاب می شود. باید توجه داشته باشید اگر سربرگ شما در کاغذ A5 طراحی
میشود، این سایز از فونت را نباید کوچک کنید . بزرگی و کوچکی نوشتار در سربرگ های
A4 و A5 با هم تفاوتی نمیکنند.
• سربرگها باید تک زبانه طراحی
شوند. استفاده از فونتهای انگلیسی در نوشتار آن ، از حرفه ای بودن سربرگ کاسته و جز
اشغال کردن بی مورد کاغذ فایده ای نخواهد داشت. سربرگ های رسمی و اداری یا قطعا به
زبان فارسی طراحی می شوند یا تماما به زبان انگلیسی و سربرگ های دوزبانه عملا معنی
و مفهومی نخواهند داشت.
• استفاده از نمادهای مذهبی در طراحی
سربرگ نیز توصیه نمی گردد. خوبست بدانید استفاده از نمادهای مذهبی در تمامی کارهای
گرافیکی در تمام دنیا غیر مجاز تلقی می شود و آنرا نشان بی احترامی به مذهب می
دانند. البته استفاده از کلام بسم الله و بسمه تعالی در سربرگ های ایرانی مجاز می
باشد اما غیر حرفه ایست.
• حاشیه سربرگ باید حداقل یک
سانتیمتر در نظر گرفته شود و زمینه اصلی سربرگ بهتر است سفید یا رنگ بسیار بسیار
ملایم انتخاب شود. زیرا در هنگام کپی سیاه و سفید یا درهنگام فکس ، زمینه تند رنگی
یا المانها با رنگ های تند ، بد کیفیت نشان داده میشوند و اگر زمینه از رنگ یا عکس
برخوردار باشد ، نوشته های داخل سربرگ یا نامه ، وضوح خود را از دست می دهند.
بنابراین در مجموع طراحی سربرگ ، هرچه رنگ های ملایم و تنوع کمتری داشته باشند،
بهتر است.
• سربرگ چیست؟
• سربرگ ها یا
Letter Head ها ، همان کاغذهایی هستند که برای نگارش نامه های رسمی و سازمانی یا
برای اشخاص حقیقی ( اما باز به صورت رسمی ) مورد استفاده قرار می گردند. سربرگ ها
یا کاغذهای A4 هستند یا در برخی موارد A5 و به ندرت در سایز دیگری تهیه می
گردند.
سربرگ ها از آنجاکه دارای نشان رسمی موسسه یا شرکت مربوطه هستند، جزو
اوراق رسمی و مهم به حساب می آیند و باید مراقب باشید که این اوراق به دست شخصی که
از آن بتواند سوء استفاده نماید، نیفتد.
انواع کارت ویزیت
کارت های ویزیت
بسته به سبک و ایده های طراحی مختلف به دسته هایی تقسیم می شوند:
•
کارت ویزیت های مسطح افقی و معمولی که عمدتا در دسترس هستند و همه جا دیده
میشوند.
• کارت ویزیت های مسطح عمودی که به عمومیت کارت های
افقی نمی رسند و بیشتر در مشاغل هنری و خاص مورد استفاده قرار می
گیرند.
• کارت ویزیت های فانتزی که برای مقاصد کودکانه ، شاد
و خاص استفاده می شوند. این کارت ها معمولا دارای لبه های مستقیم نیستند و شبیه
اشکال مختلف و یا حیوان های مختلف برش خورده اند.
• کارتهای
ویزیت تعاملی که معمولا بعد از عرضه آن به مخاطب، مخاطب می تواند با جدا کردن قسمت
های خط کشی شده ، شکلی را از توی آن در آورد ( مانند کتابهای قصه بچگانه که
تصاویرایستاده و برجسته ای با بازکردن کتاب ایجاد می شود و با بستن کتاب ، تصاویر
نیز مسطح می گشت) و یا مثلا با حرکت دادن قسمتی از کارت اتفاقی می افتد و
...
• کارت های ویزیت با قابلیت استفاده در مقاصد مختلف به
جای انداختن آن در داخل کیف، مانند: کارت ویزیت شبیه زیر لیوانی که می توان به
عنوان زیر لیوانی نیز از آن استفاده کرد، یا کارت های ویزیت جعبه ای و لیوانی که
شبیه جعبه یا لیوانی از جنس مقوا برای قرار گرفتن روی میز و شاید گذاشتن خودکار یا
کاغذ درون آن طراحی شده اند.
• کارت های ویزیت با جنس و شکل
محصول تولیدی صاحب کارت: مثلا کارت ویزیت با جنس الیافی شبیه تشک خواب و طرح زمینه
ای به همین شکل که کاملا تداعی محصول را در ذهن مخاطب ایجاد می کند.
تمامی این
نوع از کارت های ویزیت ضمن زیبایی وخلاقیت در طراح و ایده پردازی آنها، چندان در
ایران مرسوم نمی باشند و تنها نوع اول و بعضا نوع دوم که کارتهای مسطح افقی وعمودی
می باشند در ایران بیشتر استفاده می گردند. زیرا کمترین بودجه برای طراحی و چاپ
کارت ویزیت و کمترین ریسک در این زمینه از سوی صاحبان مشاغل در نظر گرفته می
شود.
عناصر موجود در سربرگ ها
المانهای موجود در سربرگ
ها شامل :
• آرم کمپانی یا شرکت و موسسه مربوطه: جای قرار
گیری المانها در اوراق اداری مانند بیشتر کارهای گرافیکی، سلیقه ای است و بسته به
نظر شخص طراح دارد، اما در مورد جای قرار گیری آرم ها در سربرگ های اداری در ایران
باید بدانید، معمولا در گوشه بالا در سمت راست برگه قرار می گیرد. زیرا گوشه بالا،
سمت چپ مخصوص قرار گیری تاریخ و شماره و پیوست های اداری می باشد. اما در سربرگ های
غیر اداری ، مثلا برای کمپانی های شخصی، ممکن است طراح بتواند جای قرار گیری آرم را
به سلیقه خود تعیین نماید. در مجموع قانون خاصی در این مورد نیست ، اما بهتر است
آرم در گوشه بالا ، سمت راست سربرگ قرار بگیرد.
• تاریخ ،
شماره نامه، پیوست : که قاعدتا در بالای برگه و معمولا در سمت چپ درج می گردد. فونت
به کار رفته در این المان معمولا 10 یا 11 می باشد و بزرگتر یا کوچکتر از آن معمولا
جالب نمی باشد. در سربرگ های اداری تاریخ و شماره و پیوست از الزامات عناصر سربرگ
می باشد. اما در سربرگ های غیراداری و شخصی بسته به نیاز و سلیقه می تواند پیوست یا
شماره حذف گردد.
• عنوان شرکت یا موسسه : که بهتر است در
ابتدای سربرگ چاپ گردد تا در وهله اول توسط خواننده دیده شود و تشخیص این که سربرگ
متعلق به چه نهاد یا کمپانی می باشد را راحت تر نماید. به غیر از عنوان شرکت گاهی
سوتیتری هم در زیر یا ادامه عنوان و نام شرکت آورده میشود. سوتیتر ، توضیحی است در
مورد فعالیت شرکت یا کمپانی مربوطه و بهتر است با فونتی ریزتر از عنوان شرکت نوشته
شود به گونه ای که عنوان زودتر از سوتیتر دیده شود. فونت استفاده شده درعنوان شرکت
سلیقه ای و بسته به نیاز طراحی انتخاب می شود.
• آدرس و نشانی
: آدرس و نشانی کامل جهت دسترسی به صاحبان سربرگ ، یکی دیگر از عناصر ضروری در
طراحی سربرگ ها می باشد تا چنانچه در مکاتبات رسمی نیازی به ارسال پاسخ یا تماس
باشد، دسترسی راحت تر گردد. در بخش آدرس و نشانی ، تلفن، فکس، آدرس پست الکترونیکی
و آدرس وب سایت ( درصورت داشتن) باید ثبت گردد تا تمامی راههای تماس با کمپانی
مربوطه مقدور باشد.
• فرم ، خط و اشکال: به غیر از المانهای
ذکر شده ، استفاده از فرم و خط در طراحی سربرگ مجاز می باشد و شما می توانید از دو
یا سه رنگ نیز در این طراحی بهره جویید.
• عناصر تشکیل دهنده
پاکت نامه
• معمولا بعد از طراحی سربرگ ها، پاکت نامه طراحی
می شود. از آنجا که وحدت بصری در اوراق اداری یک ضرورت می باشد، پس از پایان چیدمان
نهایی سربرگ، از عناصر استفاده شده در آنها برای طراحی پاکت نامه نیز استفاده می
گردد. به این ترتیب وحدت بصری هر دو حفظ شده و نوعی هماهنگی در این دو اوراق ایجاد
می شود. می توانید برای تنوع یافتن و زیباتر شدن کار، گوشه های کوچکی از کار را
تغییر داده و طراحی نهایی را با فرم و شمایل پاکت نامه متناسب نمایید. مثلا یک
المان را حذف یا اضافه نمایید یا رنگی را پررنگ تر جلوه دهید. این گونه ضمن حفظ
وحدت بصری در هردو کار، تمایزهای کوچکی هم ایجاد می شود و مخاطب حس تکرار را در
اوراق شما حس نخواهد کرد.
المانهای موجود در پاکت نامه به جز شماره و پیوست
و تاریخ، بقیه با سربرگ مشترک است. وجود نام و لوگوی شرکت، آدرس و سایر راههای تماس
با شرکت، از ضرورتهای لاینفک پاکت های نامه می باشد و عدم وجود آنها نوعی نقص در
طراحی به حساب می آید.
محل درج آرم شرکت در پاکت نامه، برخلاف سربرگ های
فارسی زبان که باید در گوشه سمت راست قرار داده شود، در بالا و گوشه سمت چپ پاکت
نامه قرار داده می شوند. گاهی در چیدمان پاکت نامه (خصوصا پاکتهای ملخی)، آرم را در
گوشه پایین نیز قرار می دهند و این کار در برخی طراحی ها، زیباتر هم می نماید.
گوشه بالا سمت راست پاکت نامه جای قرار گیری تمبر و انجام عملیات پستی، می
باشد که بهتر است در طراحی این محل حفظ شود و این قسمت تا حد امکان خالی نگهداشته
شود.
• پاکت نامه چیست؟
• همانطور که در
بخش تعریف ست اوراق اداری ذکر شد، پاکت نامه برای مراسلات و قراردادن قراردادهای
شرکت و ... مواردی از این دست طراحی می شود. ابعاد آن معمولا یا متناسب با کاغذ A4
است که دو تا، از طول، خورده باشد، یا متناسب با کاغذ A4 و یا A5 است که کاغذ ، تا
نخورده در داخل آن قرار گیرند.
نوع اول آن برای قرار دادن نامه ها و مراسلات
رسمی که در سربرگ شرکت یا کمپانی نگارش شده است، استفاده می شود و به آن پاکت ملخی
گفته می شود. ابعاد این پاکت ها به گونه ای است که در حالت بسته شدن پاکت، عرض آن
برابر عرض کاغذ A4 است و طول آن برابر یک سوم طول A4 (چون کاغذ از دو محل در طول تا
می خورد و سپس در داخل پاکت قرار داده می شود) می باشد. انتخاب گرم پاکت های ملخی
سلیقه ای است و بسته به نیاز شرکت یا موسسه و بودجه آن طراحی و چاپ می گردند. اما
شاید بهتر است 100 یا 80 گرم انتخاب شوند. این پاکت ها، دارای سه لب چسب در طرفین و
پایین کار، هستند که به شکل تصویر طراحی می شوند:
قسمت های چهار گوشه سفید
در برش بعد از چاپ ریزش می کنند. همانطور که درشکل می بینید این پاکت دارای سه لب
چسب و یک درب در بالای پاکت است که به پشت پاکت تا خورد و پاکت را می
بندد.
نوع دیگر پاکت ها ، پاکت های A4 و A5 است که بسته به ابعاد سربرگ های
شرکت یا مرسولاتی که قرار است در آن جای داده شوند، قطع A4 یا A5 انتخاب می شود.
این پاکت ها معمولا برای ارسال و جای دادن قراردادها و اوراقی که قرار نیست تا
خورده شوند، استفاده می گردند. گرم کاغذ این پاکت بهتر است بالای 100 انتخاب شود تا
پاکت، شیک و شکیل تر به نظر رسد. این پاکت ها وسط چسب هستند یعنی جلوی پاکت برگشته
و در پشت پاکت در وسط به هم رسیده و از داخل چسب می خورند. یک در 5 یا 6 سانتیمتری
نیز از بالا، پاکت را می بندد. لب چسب های این پاکت ها 2 عدد می باشند.
نکته
مهم این است که قسمت های لب چسب، در هر نوع پاکتی، بی رنگ طراحی می شوند. علت بدون
رنگ طراحی شدن لب چسب ها ماندگاری بیشتر و بهتر چسب بر روی کاغذ است. رنگ ها باعث
می شوند که چسب به خوبی روی کاغذ ننشیند و خوب بهم چسبیده نگردند. طراحی پاکت های
A4 به صورت شکل می باشد:
همانطور که در قسمت پاکت های ملخی نوشتیم قسمتهای
چهار گوشه سفید کار، در چاپخانه بریده و شکل نهایی برای چسباندن پاکت به دست می
آید.
طراحی ست اداری از خدمات ماست